Sommaire

• Les bases du calcul des droits à congés payés
• Quelles absences ouvrent des droits à congé payé
• Absences non assimilées et réduction des droits
• Indemnité de congés payés et calcul en paie
• Méthode de retenue et report des congés ouvrés
• Foire aux questions

Comprendre comment se calculent les congés payés en cas d’absence n’est pas toujours simple. Pourtant, les enjeux sont concrets : droits réduits, retenue sur la paie ou report possible. Ce guide précise quelles absences ouvrent des droits, comment effectuer le calcul étape par étape et ce qui peut apparaître sur le bulletin de salaire, que vous soyez en CDI ou en mission d’intérim.

Les bases du calcul des droits à congés payés

Avant d’étudier l’effet des absences, il faut rappeler les règles essentielles. Les droits à congés payés reposent sur une période de référence, un taux d’acquisition mensuel et un plafond légal.

La période de référence applicable

Par défaut, la période d’acquisition des congés payés court du 1er juin de chaque année au 31 mai de l’année suivante. Un accord d’entreprise ou de branche peut prévoir d’autres dates. Pour réaliser le calcul des congés payés, il faut donc commencer par identifier la période retenue par l’entreprise.

Le plafond légal est fixé à 30 jours ouvrables de congé payé par période de référence complète, soit cinq semaines de repos. Cette limite s’applique aux salariés à temps plein comme à temps partiel.

• Période légale : du 1er juin N au 31 mai N+1, sauf accord collectif prévoyant d’autres dates.
• Plafond annuel : 30 jours ouvrables de congé payé au maximum par période, soit cinq semaines légales de congés.
• Temps partiel : un salarié à temps partiel acquiert autant de jours ouvrables qu’un salarié à temps plein ; seul le décompte lors de la prise des congés diffère.
• Jours ouvrés : lorsqu’une convention collective prévoit un décompte en jours ouvrés de congés, l’acquisition est de 2,08 jours ouvrés par mois travaillé.

Un salarié n’a pas besoin d’être présent pendant 52 semaines pour obtenir 30 jours. Une présence de 48 semaines durant la période de référence suffit à acquérir la totalité des droits légaux. Quatre semaines d’absence ne réduisent donc pas automatiquement les droits à congés payés.

Le calcul par mois de travail effectif

Chaque mois de travail effectif génère 2,5 jours ouvrables de congé payé. Cette notion ne correspond pas forcément à un mois civil complet. Selon l’article L. 3141-4 du Code du travail, un mois équivaut à 4 semaines ou à 24 jours de travail pour un rythme de six jours par semaine, 22 jours sur 5,5 jours ou 20 jours sur cinq jours.

Pour convertir les jours réellement travaillés en mois de travail effectif, il suffit de diviser le total par le nombre de jours correspondant au rythme hebdomadaire du salarié. Sur une période de référence complète, une personne travaillant cinq jours par semaine cumule théoriquement 260 jours, soit 52 semaines multipliées par cinq jours. Ce total sert de base avant la déduction des absences non assimilées.

Le taux d’acquisition de 2,5 jours ouvrables par mois est identique quel que soit le volume horaire hebdomadaire. Un salarié travaillant 20 heures par semaine et un salarié à 35 heures acquièrent donc le même nombre de jours ouvrables de congés. La différence apparaît au moment de la prise : le décompte dépend des jours effectivement non travaillés selon le planning individuel.

L’arrondi des droits acquis

Lorsque le calcul des droits à congé payé donne un nombre décimal, la règle légale impose un arrondi à l’entier immédiatement supérieur. Ainsi, 23,75 jours deviennent 24 jours. Cet arrondi favorable au salarié s’applique systématiquement ; le résultat ne peut pas être arrondi à l’entier inférieur.

Cette règle compte particulièrement lorsque des absences diminuent le nombre de mois de travail effectif et produisent un résultat décimal. Elle évite qu’une fraction de jour pénalise le salarié et permet d’anticiper plus précisément les droits disponibles en fin de période.

Quelles absences ouvrent des droits à congé payé

Toutes les absences n’ont pas le même effet sur le droit à un congé payé. La loi distingue les périodes assimilées à du travail effectif, qui permettent au salarié d’acquérir des droits comme s’il avait été présent, et les périodes qui ne le sont pas et qui restent exclues du calcul.

Les absences entièrement assimilées

Pour plusieurs situations, la loi assimile l’absence à du temps de travail effectif. Le calcul de vos congés payés ne subit alors aucune réduction en cas d’absence : le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables par mois, comme s’il avait travaillé normalement. Ces règles concernent notamment les congés familiaux, certaines formations et différentes périodes protégées.

• Congés familiaux : le mariage ou le Pacs, la naissance d’un enfant et le décès d’un proche sont intégralement assimilés à du travail effectif pour l’acquisition des congés payés.
• Congés parentaux liés à la naissance : les congés de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant, ainsi que les congés d’adoption, comptent comme du temps de travail effectif.
• Formation et activité partielle : les périodes de formation professionnelle, de bilan de compétences, de congé de solidarité internationale et d’activité partielle sont également assimilées.
• Repos et RTT : les congés payés de l’année précédente, les jours de RTT et la contrepartie obligatoire en repos des heures supplémentaires sont traités comme du temps de travail effectif.

Les absences liées aux visites médicales et aux examens obligatoires des salariées enceintes sont elles aussi assimilées à du travail effectif, tout comme le rappel au service national et le maintien dans cette situation. Dans ces cas, les droits continuent donc de s’accumuler sans interruption.

La maladie non professionnelle

Depuis la loi du 22 avril 2024, les arrêts de travail pour maladie non professionnelle ouvrent droit à l’acquisition de congés payés. Auparavant, ces absences n’étaient pas assimilées à du travail effectif. Désormais, chaque mois d’arrêt pour maladie ordinaire permet d’acquérir 2 jours ouvrables de congé payé, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence.

Ce taux de 2 jours ouvrables par mois reste inférieur au taux normal de 2,5 jours. La règle s’applique rétroactivement aux arrêts survenus depuis le 1er décembre 2009, ce qui peut concerner des situations anciennes encore en litige ou en cours de régularisation auprès de l’employeur.

La maladie ordinaire n’est donc plus totalement neutre pour l’acquisition des droits, même si elle ouvre un droit inférieur à celui résultant d’une présence effective au travail pendant la même période.

L’accident du travail et la maladie professionnelle

Les arrêts consécutifs à un accident du travail ou à une maladie professionnelle bénéficient d’un régime plus favorable. Le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congé payé par mois d’arrêt, soit le même taux que s’il avait travaillé, sans limitation de durée. La loi supprime désormais l’ancienne limite d’un an : le salarié perçoit ses 2,5 jours ouvrables de congé payé par mois d’arrêt, sans limitation de durée.

Absences non assimilées et réduction des droits

Certaines absences ne génèrent aucun droit à un congé payé et réduisent la durée de travail effectif retenue pour le calcul. La loi encadre toutefois cette réduction afin de préserver les droits acquis.

Les absences exclues du décompte

Plusieurs absences légales sont également exclues du décompte du travail effectif, ce qui diminue le nombre de mois pris en compte pendant la période de référence.

• Congés parentaux longs : le congé parental à temps plein, le congé de présence parentale, le congé de solidarité familiale et le congé de proche aidant ne sont pas assimilés à du travail effectif.
• Congés personnels : le congé sabbatique, le congé sans solde, le congé pour création d’entreprise et les congés pour convenance personnelle n’entrent pas dans la base de calcul.
• Mise à pied et grève : la mise à pied disciplinaire ou conservatoire et les jours de grève, sauf disposition conventionnelle plus favorable, sont exclus du décompte du travail effectif.

Le congé supplémentaire de naissance n’est pas non plus pris en compte pour l’acquisition des droits à congés payés. Cette règle s’applique même si plusieurs absences se succèdent. Ainsi, un salarié absent 30 jours ne peut perdre plus de 30 jours dans le calcul de son travail effectif.

Calculer les droits après une absence

Pour un salarié travaillant 5 jours par semaine, un mois de travail effectif équivaut à 20 jours. Il faut donc diviser le nombre de jours réellement travaillés par 20. Le quotient obtenu correspond au nombre de mois, à multiplier par 2,5 pour calculer les jours ouvrables de congés. Si le résultat comporte une décimale, il est arrondi à l’entier supérieur.

L’exemple sur 70 jours d’absence

Pour un salarié travaillant 5 jours par semaine sur une période de référence complète, le total théorique est de 260 jours. Avec 70 jours d’absence non assimilée à du travail effectif, le nombre de jours travaillés tombe à 190. Divisés par 20, ces 190 jours représentent 9,5 mois de travail effectif.

Ces 9,5 mois sont multipliés par 2,5 jours ouvrables par mois, soit 23,75 jours. Après arrondi à l’entier supérieur, le salarié acquiert 24 jours ouvrables de congé payé au lieu des 30 jours légaux maximum. La différence est donc de 6 jours.

Indemnité de congés payés et calcul en paie

Connaître le nombre de jours de congé payé acquis ne suffit pas : il faut aussi déterminer la rémunération versée pendant ces jours. L’indemnité de congés payés suit des règles précises, et les absences survenues durant la période de référence peuvent modifier son montant. Deux méthodes sont possibles. L’employeur doit retenir celle qui est la plus favorable au salarié.

La règle du dixième

La première méthode du calcul des congés payés est la règle du dixième. L’indemnité correspond à 10 % de la rémunération brute totale perçue par le salarié pendant la période de référence complète. Les éléments de paie pris en compte dépendent toutefois de leur nature, notamment lorsque des absences ont réduit la rémunération versée.

• Maladie non professionnelle : la rémunération des mois concernés est retenue à hauteur de 80 % dans la base de calcul, en cohérence avec l’acquisition réduite à 2 jours ouvrables par mois.
• Accident du travail ou maladie professionnelle : la rémunération est intégrée à 100 % dans la base du dixième, conformément à l’acquisition de 2,5 jours ouvrables par mois, sans limitation de durée.
• Exemple chiffré : un salarié rémunéré 3 000 € par mois et placé en arrêt maladie ordinaire du 1er au 31 octobre 2024 verra ce mois retenu pour 2 400 €, soit 80 %, dans le calcul de son indemnité.

L’employeur ne choisit donc pas librement : il doit retenir le montant le plus élevé.

Le maintien de salaire

Le maintien de salaire garantit que l’indemnité de congés payés ne soit pas inférieure à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait travaillé pendant ses congés. Pour appliquer cette méthode, on reconstitue le salaire correspondant aux jours pris, en intégrant les primes qui doivent entrer dans le calcul selon la convention collective ou l’accord d’entreprise applicable.

Selon leur nature et les règles conventionnelles, les primes variables, les avantages en nature et certaines primes annuelles peuvent être inclus dans cette comparaison. Cette méthode est souvent plus favorable lorsque la rémunération variable occupe une place importante, car elle repose sur le salaire théorique reconstitué plutôt que sur le seul dixième des sommes versées pendant la période de référence.

La fin de mission en intérim

En intérim, les règles diffèrent de celles applicables à un salarié en CDI. En intérim, le calcul des congés payés aboutit au versement de l’indemnité compensatrice, dite ICCP, sur le dernier bulletin de paie de la mission. Elle ne prend donc pas la forme de jours à poser. Son montant correspond à 10 % de la rémunération brute totale de la mission, augmentée de l’indemnité de fin de mission lorsqu’elle est due.

L’indemnité de fin de mission, ou IFM, représente elle-même 10 % de la rémunération brute totale. Elle n’est pas versée si l’entreprise utilisatrice propose un CDI dans le prolongement direct de la mission, ni en cas de départ anticipé ou de faute grave du salarié intérimaire. Lorsque les deux indemnités sont cumulées, la rémunération totale d’un intérimaire peut dépasser de plus de 20 % celle d’un salarié en CDI occupant un poste équivalent pendant la même durée.

Méthode de retenue et report des congés ouvrés

Une absence en cours de mois donne lieu à une retenue sur salaire calculée à l’horaire réel, méthode validée par la Cour de cassation depuis 1982. Les jours de congés payés non pris en raison d’un arrêt maladie ne sont toutefois pas nécessairement perdus : un mécanisme de report permet de les conserver pendant une période déterminée. Les congés non pris pour maladie peuvent néanmoins être reportés jusqu’à 15 mois après la reprise du travail.

La retenue d’absence sur la paie

Pour débloquer les congés payés en intérim, l’intérimaire, comme tout salarié, doit voir sa paie refléter les jours effectivement travaillés. La méthode de l’horaire réel, consacrée par un arrêt de la Cour de cassation du 11 février 1982, est la seule reconnue par la jurisprudence pour calculer une retenue en cas d’absence en cours de mois. Elle consiste à diviser le salaire mensuel de base par le nombre d’heures réelles que le salarié aurait dû effectuer pendant la période concernée.

• Taux horaire d’absence : salaire mensuel de base ÷ nombre d’heures réelles du mois concerné. Exemple : 1 900 € ÷ 161 heures = 11,80 €/heure.
• Montant de la retenue : taux horaire × nombre d’heures d’absence. Exemple : 11,80 € × 3 heures = 35,40 € de retenue sur la paie.
• Temps partiel : la même méthode s’applique, en prenant comme référence les heures prévues au planning individuel du salarié à temps partiel.

Ce principe s’applique aussi aux mois comportant peu de jours ouvrés, où un forfait pourrait fausser la retenue. Cette règle évite des retenues disproportionnées pendant les mois comportant peu de jours ouvrés. En mars, par exemple, avec 161 heures réelles, le taux horaire diffère de celui obtenu pour un mois de 151 heures.

Les primes et avantages concernés

La retenue pour absence ne concerne pas uniquement le salaire de base. D’autres éléments de rémunération peuvent aussi être affectés. Pour réaliser une simulation du calcul des congés payés en fin de contrat, il faut examiner l’ensemble des composantes de la rémunération, notamment les primes liées à la présence effective du salarié.

Les titres-restaurant constituent l’exemple le plus courant : ils sont supprimés pour les jours durant lesquels aucun travail effectif n’est accompli. Cette règle s’applique pour toutes les absences, peu importe leur justification ou leur assimilation à du travail effectif.

Certaines primes peuvent également être réduites au prorata du temps de présence. C’est notamment le cas de la prime d’assiduité, qui récompense la présence, ou du treizième mois lorsque la convention collective ou l’accord d’entreprise le prévoit. Avant de calculer l’impact financier total d’une absence prolongée, il est donc préférable de vérifier les dispositions conventionnelles applicables.

Le droit au report après maladie

Lorsqu’un arrêt maladie, professionnel ou non, empêche un salarié de prendre ses 15 jours de congés ou l’ensemble de ses congés payés acquis, ces jours ne sont pas perdus immédiatement. La loi prévoit un report pendant une période de 15 mois. Ce délai commence lorsque l’employeur informe le salarié, après sa reprise du travail, du nombre de congés acquis dont il dispose et de la date limite pour les utiliser.

L’employeur dispose d’un mois à compter de cette reprise pour transmettre l’information par tout moyen permettant d’établir une date certaine. Si le salarié tombe de nouveau malade avant la fin du délai de report, celui-ci est suspendu jusqu’à la nouvelle reprise. Les jours de congé payé non pris à l’issue des 15 mois sont définitivement perdus, sauf si une convention ou un accord collectif prévoit une durée plus longue.

Foire aux questions